Rapport Aps Cas APMC

Au sein de l’association, nous avons pu relever un problème d’ordre organisationnel. Le présent rapport sera ainsi destiné à vous fournir une assistance quant à l’utilisation des technologies de l’information et de la communication et à relever les points à améliorer en ce qui concerne le partage de documents dans la conduite d’un projet.

Dans une première partie, nous analyserons la situation actuelle. Puis, dans une deuxième partie, nous nous intéresserons aux outils pouvant être mis en place pour remédier à ce problème. Enfin, la troisième partie aura pour but de vous guider dans la prise de décision.

I. Le problème

L’organisation actuelle du festival Breza n’est pas efficace puisqu’elle génère des retards et des erreurs, tant dans les contrats d’engagement que dans le planning de chaque festival.

En effet, les documents relatifs à la manifestation ne sont pas accessibles en votre absence à l’ensemble des salariés. Ils sont donc dans l’incapacité de les compléter ou les modifier, puisqu’ils n’apparaissent pas dans un espace commun. Pour ce qui est du planning du festival, les artistes n’ont aucun moyen de connaitre les disponibilités des salles, et ce malgré les impressions régulières de celui-ci à l’attention des salariés. Ce pose aussi un problème de gestion des versions du planning. De plus, les artistes proposent une date par mail et s’en suit un échange de courriels qui peut être long, pour arriver à un point d’entente. (annexe 1)

Pour résoudre ce problème, quelques solutions pourraient être envisagées tout en tenant compte des différentes contraintes auxquelles l’association est exposée.

II. Les solutions

Certains espaces de travail permettent une collaboration en ligne entre les équipes. Ils offrent souvent une grande variété d’outils de communication. Les fichiers en ligne seront alors consultables et modifiables à tout moment.. Aussi, plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier de manière simultanée.

Quelques environnements de travail collaboratifs, parmi ceux disponibles sur le marché, ont été sélectionnés.

a. Les agendas partagés

Plusieurs outils en ligne permettent de tenir facilement un agenda collaboratif. Ils présentent des fonctions similaires et s’adaptent plus ou moins bien aux besoins d’organisation des entreprises.

o Accessible sur le Web, Google Agenda (annexe 2) est l’une des application de productivité rattachée à Google permettant de créer des agendas, de les publier et de les partager avec les utilisateurs de son choix, y compris avec des personnes qui n’utilisent par Google Agenda. Il est également possible, pour plusieurs utilisateurs, de consulter et de modifier le même agenda.

Son utilisation nécessite cependant l’ouverture gratuite d’un compte Google.

Ce service regroupe encore d’autres fonctionnalités, comme notamment la possibilité :

- de paramétrer l’envoi de rappels pour des évènements par courriels ;

- de gérer les droits d’accès

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