Résoudre un problème de gestion des impressions

APPLICATION 3 (page 34)

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Objectif principale : résoudre un problème de gestion des impressions.

Motif de la réunion : revaloriser l’image du service

Problème organisationnel

Besoin d’une concertation car le problème affecte tous les services

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Les objectifs de la réunion sont d’informés l’ensemble du personnel sur les dates de livraison des cartouches d’encre et régler certains problèmes de gestion.

Objectifs de la réunion : analyser, clarifier, identifier le problème (cf. question 1)

Identifier, répertorier l’ensemble des causes du problème

Choix du mode communication :

• Réunion, pour collecter oralement et ensemble les informations, les causes du problème,

• Moyen de communication interne et formel (présence du manger : volonté de traiter le problème à sa source, officialiser le problème)

• Les décisions prises devront être appliquées

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Étapes à réaliser par l’assistant(e) :

• Fixer date, heure et lieu de la réunion

• Établir la liste des salariés participants (manager et différents chefs de service)

• Convoquer les chefs de service

• Définir l’ordre du jour : le problème identifié

• Communiquer cet ordre du jour aux chefs de service afin qu’ils en discutent au préalable afin de récolter les causes du problème

• Utiliser la méthode du QQOQCP pour savoir qui est concerné, quel est le problème, où se situe-t-il, quand fixer la date de la réunion, comment organiser cette réunion, et pourquoi a-t-elle lieu ?  Rechercher les solutions, gérer le problème de gestion des impressions et revaloriser l’image des différents services

SOLUTIONS

Matériel  Commander le même matériel pour tous les services (Imprimantes).

Main d’œuvre  Désigner une personne responsable qui va gérer et centraliser les commandes

Méthodes Effectuer une note de service qui précise les procédures de commande

 Définir une procédure de commandes (date de prise de commandes)

 Définir moyen de communication pour passer les commandes

Plan du rapport

Intro : identification du problème

I. Causes identifiées (voir schéma heuristique)

II. Solutions trouvées

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