Processus les absences et les conges payes

P2 LES ABSENCES ET LES CONGES PAYES

1-Le principe

 Les absences des salariés doivent s’interpréter en fonction des règlements applicables dans chaque entreprise. Sauf cas particuliers bien identifiés, les absences :

 Constituent une suspension du contrat de travail. Une absence non justifiée et non autorisée peut entraîner la rupture du contrat de travail.

 Donnent en général lieu à une réduction proportionnelle du salaire de base, parfois compensée en partie ou en totalité.

 Les absences justifiées et autorisées, aussi appelées « congés », résultent :

 Des jours fériés (parmi la liste des 11 jours de fêtes légales admise par le code du travail, seul le 1er mai est obligatoirement chômé et payé, les autres le sont en application des accords collectifs).

 De motifs particuliers (événement familial, repos compensateur, mandat électif, congé parental, convenance personnelle, congé sabbatique par exemple).

 De motifs médicaux (maladie, grossesse, accompagnement de malade par exemple).

 De congés usuels (congés payés, repos compensateur, RTT).

 La grève est un acte nécessairement collectif et associé à des revendications professionnelles, qui obéit à des règles très particulières et suspend le contrat de travail, donc la rémunération.

2-Le suivi des présences et des absences dans l’entreprise

 L’absence d’un salarié (et sa présence) se définit par rapport à :

 Un horaire fixe et collectif affiché et communiqué à l’inspection du travail (répartition des jours ouvrés dans la semaine et définition des heures de début et de fin du travail).

 D’éventuels horaires individualisés ou « horaires variables » (généralement contrôlés par un pointage, avec des plages de présence obligatoires).

 Un horaire collectif modulé quand il existe.

 Un éventuel contrat à temps partiel où les heures de présence sont définies.

 Quand les horaires ne sont pas fixes, il est nécessaire d’utiliser un système informatisé pour suivre les présences, les absences et déterminer les heures effectuées sur une période de paie. Les données de base sont alors saisies dans les services où travaillent les employés et centralisées au service paye le moment venu.

3-Le calcul des retenues pour absence

 Plusieurs méthodes de calcul des retenues sur salaire pour absence sont possibles, mais la méthode utilisée doit conduire à une retenue strictement proportionnelle à la durée en heures de l’absence et à la durée horaire normale du travail sur la période considérée:

 La méthode de l’horaire réel de travail est la seule reconnue par la Cour de Cassation (on peut la transposer en jours réel, mais la méthode choisie ne doit pas être plus défavorable que celle de l’horaire réel) :

Retenue = Nombre d’heures d’absence X Rémunération du mois

Nombre d’heures de travail du mois

Retenue = Nombre de jours d’absence X Rémunération du mois

Nombre de jours de travail du mois

Remarques :

- Cette méthode conduit, en cas de rémunération mensuelle, à des retenues différentes selon le mois de l’absence. Elle apparaît donc complexe et souvent difficile à mettre en œuvre.

- Nombre d’heures (de jours) de travail = heures (jours) susceptibles d’être normalement payées pour le mois dans l’entreprise, compris les jours fériés chômés payés.

- Le nombre d’heures (de jours) d’absence est parfois difficile à déterminer quand l’absence côtoie ou comprend des jours fériés payés. En dehors du 1er mai, la loi sur la mensualisation exige que le salarié soit présent avant et après pour que ce jour férié soit indemnisé, mais des dérogations sont souvent présentes dans les accords collectifs. Nous admettrons dans ce cours que les jours fériés sont payés si le salarié a travaillé soit avant, soit après. En conséquence, le nombre de jours d’absence comprendra les jours fériés encadrés par d’autres absences.

- En toute logique, nombre d’heures (de jours) d’absence et nombre d’heures (de jours) travaillés doivent être déterminés sur la même base (jours fériés compris ou non sur la même période).

- Rémunération du mois = rémunération du travail « normal » de la période, a priori salaire de base.

- Les primes qui se calculent en fonction du travail effectué doivent être réduites au prorata de l’absence (les primes et autres accessoires sont souvent calculés selon des méthodes résultant d’accords collectifs ou de règlements particuliers, qui elles mêmes prennent en compte le temps de travail effectif : il faut veiller dans les calculs à ne pas réduire deux fois la même prime pour une même absence).

- Une prime d’assiduité peut, si c’est la règle générale dans l’entreprise, être retenue en totalité pour certaines absences. A l’opposé, certaines primes sont logiquement conservées en cas d’absence (exemple : une prime d’ancienneté).

Exemple : un salarié absent du 17 au 19 mai 2004 (le mois de mai 2004 comprenant 21 jours de travail ou jours fériés payés) et dont le salaire de base est de 2100 euros se verra appliquer une retenue de 3x2100/21=300 euros.

 La méthode de l’horaire mensuel moyen repose sur la fiction d’un mois moyen de 151,67 heures de travail (35h X 52 / 12). La formule ci-dessus s’applique avec 151,7 au dénominateur. Cette méthode convient aux salaires mensualisés.

 La méthode des jours ouvrés moyens reprend le calcul ci-dessus en considérant que chaque mois correspond à 22 jours ouvrés (21,67 soit 5 X 52 / 12) pour 5 jours ouvrés par semaine.

 Autres méthodes : par jours ouvrables ou jours calendaires.

 La retenue sur salaire est, dans certains cas, compensée par une disposition légale ou conventionnelle qui prévoit le maintien intégral ou partiel du salaire pendant l’absence.

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