Organisation d'une réunion sur l'achat de mobilier de bureau

Contexte

Je suis l’assistante de Mme Benoît, directrice de la logistique d’une préfecture départementale de la région Picardie. Ce service assure l’achat de mobilier de bureau, l’acquisition de matériels bureautiques, la fourniture de consommables de bureau et de papeteries, la maintenance de tous niveaux des matériels administratifs, la reprographie et la reliure de documents importants.

Suite aux remarques faites par les assistants d’autres services lors du déjeuner, en ce qui concerne mon service, j’ai rapporté leurs remarques à mon manager. Les assistants se plaignaient parce que notre service ne leur donnait pas tous les moyens pour imprimer dans de bonnes conditions, pensant qu’il s’agissait d’un problème budgétaire.

Mme Benoît a donc décidé d’organiser une réunion avec les assistants de tous les services afin de résoudre ce problème. Cette dernière étant tombée malade, m’a délégué la présidence de cette réunion.

1. Le fait d’organiser une réunion sur ce thème est nécessaire afin d’entendre les remarques et suggestions des assistants de tous les services.

2. Cette réunion sera très utile pour comprendre les besoins et attentes des assistants ainsi que leurs reproches. Par ce fait, le service logistique pourra satisfaire ces assistants. De plus, les assistants pourront comprendre d’où vient le problème.

3. L’assistante du service logistique va devoir se charger :

- D’informer tous les assistants sur la réunion prévue

- Préparer les arguments qui lui serviront de faire comprendre aux assistants que le manque de moyens pour pouvoir imprimer ne s’agit pas d’un problème budgétaire.

- Trouver des solutions par rapport aux remarques déjà entendues.

4. Les assistants manquent d’informations en ce qui concerne le service logistique, certains ignorent la date d’approvisionnement en fournitures et donc n’anticipe pas le fait qu’ils doivent commander en commun les fournitures pour imprimantes. De plus, l’assistante du service logistique reçoit trop de demandes qui lui parviennent par téléphone, mails ou imprimés élaborés par l’assistant émetteur, elle est donc débordée et voit parfois ces demandes compliquées à traiter.

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