Notes de frais

LES NOTES DE FRAIS

Attention à bien veiller à distinguer les parking avec et sans TVA. Le TTC se calcule toujours automatiquement.

Pour rappel :

La fiche des notes de frais est à compléter et à transmettre avant le 6 de chaque mois. (pour les frais du mois précédant). Pour paiement le 15.

Infos à compléter obligatoirement :

- Nom - Prénom

- Mois correspondant au frais (n'inclure que les tickets correspondants à ce mois)

- date et nom de la station / resto

- Pour le resto (motif : ex: repas client,...)

- Montant du ticket ttc dans la bonne colonne (frais à l'étranger - ou - frais à Luxembourg)

Autres informations :

Tout dépassement du forfait téléphonique ou PV sera déduit de votre plafond de frais.

Vous serez avertis par e-mail si le cas se présente.

La règle veut que vous vous acquittiez vous-même de votre PV

Règlement fiduciaire :

Suite aux informations transmises par notre Fiduciaire et afin d'éviter tout problème, merci de prendre en compte les règles suivantes :

• Les tickets d’essence doivent être suffisamment espacés dans le temps pour être raisonnables, c’est-à-dire minimum 5-7 jours entre 2 tickets, en fonction des zones (p.ex. pour ceux qui couvrent le nord, il est plus logique d’avoir des tickets à 5 jours d’intervalle, alors que ceux qui restent dans le sud doivent plutôt être à 7 jours).

• Si des frais de restos sont entrés exceptionnellement, ils doivent concerner des repas en semaine (pas le weekend), à midi et pour 2 personnes minimum, maxi 4

• Le forfait d’essence est là pour couvrir les frais d’essence réels et n’est pas un complément de salaire au cas où le forfait essence n’est pas entièrement consommé.

Le fiduciaire nous a rendus attentifs au fait que les contrôles sont de plus en plus fréquents et surtout de plus en plus strictes.

Or, 2 points sont importants :

1) la législation interdit que les coûts liés au trajet domicile-bureau soient pris en charge par l’employeur. Le déplacement au lieu de travail doit obligatoirement être pris en charge par l’employé.

2) le non-respect du point 1 ou le « gonflage » des frais d’essence est considéré comme de la fraude fiscale (distribution cachée de salaire pour éviter les impôts). Il est donc important et de la responsabilité individuelle de chacun de respecter ces règles du jeu pour éviter des problèmes avec l’administration.

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