Les Frais généraux

Sommaire

Introduction 3

Ordinogramme 4

Description du processus 5

Rapport d’expériences 6

Annexe de saisie commande 8

Annexe de bulletin de préparation 9

Annexe de bulletin de livraison 10

Plan d’action 11

Synthèse des journaux 12

Introduction

Miauton est une entreprise spécialisée dans la vente de produits sidérurgiques, matériels pour génie civil et bâtiment, outillage, visserie, ferrements, vêtements de travail depuis 130 ans. Son siège se trouve à Villeneuve.

En 2007, le rachat de Gétaz Romang Holding SA par le groupe CRH plc a permis d’étendre notre présence en Suisse ainsi que dans le monde entier. Miauton SA a acquis 40'000 m2 au sud de son site de Villeneuve afin d’agrandir sa capacité de stockage.

En 2008, l’acquisition des départements techniques du bâtiments et génie civil de l’entreprise Stürm AG à Wil et Goldach a permis le développement de Miauton SA ainsi que du groupe en Suisse.

Début 2009, Monsieur Schmutz est nommé Directeur de Miauton SA pour la Suisse romande et Monsieur Gasser Directeur Général de Miauton Holding SA.

Depuis mon arrivée, en 2009, j’ai travaillé durant 6 mois au département du génie civil puis 6 mois à la réception. A présent je travaille dans le département des ferrements pour une période de 6 mois également. J’y prépare des commandes clients/fournisseurs, des propositions d’offres, des réapprovisionnements de stock etc.

Ordinogramme

Description du processus

Au département des ferrements nous recevons une dizaine de commande de fer forgé par jour. Soit par mail, par fax soit par téléphone.

Il arrive que je prenne personnellement les commandes mais la plupart du temps c’est mon formateur qui me les transmet afin que je les saisissent. Pour commencer j’ouvre notre programme informatique « AS400 » puis je vais sous l’option de « vente » qui me permet de traiter les commandes qui concernent les clients. Après je saisis une commande, insère le nom du client ou le nom de son entreprise, je regarde s’il fait parti de notre liste. Pour ce faire j’ai plusieurs options, soit en recherchant par nom, par localité ou par le numéro de compte. Si le client n’a pas de compte chez Miauton SA, je vais alors utiliser un compte divers appelé « divers constructions métalliques ».

Lorsque j’ai la page de saisie d’une commande prête je peux inscrire alors les références du client, pour cela je mets sur la première ligne le nom de la personne concernée et sur la deuxième le numéro de commande ou la référence d’un chantier. Pour continuer je suis obligée d’y inscrire une date. Je sais par exemple que pour le fer forgé notre fournisseur nous livre le jeudi si nous commandons le vendredi d’avant. Et pour d’autres on changera lorsque l’on recevra la confirmation de commande. Pour la saisie de la marchandise le client peut nous indiquer soit notre numéro d’article soit la référence fournisseur qui se trouve dans nos catalogues grandes forges. Quant à moi, j’ai deux possibilités pour saisir la marchandise, soit j’utilise le numéro d’article ou je peux alors utiliser l’abréviation de notre fournisseur Grande forge (GFN) suivi de la référence du catalogue, par exemple GFNMC300 (annexe 1). J’insère ensuite la quantité désirée par le client.

Je regarde si nous avons du stock pour la marchandise. Si c’est le cas, la date de livraison est de un jour ou plus suivant la tournée du camion. Sinon j’introduis le nom du fournisseur et je modifie la date promise selon les délais de livraison du fournisseur. Pour finir, je contrôle mon bulletin et je l’imprime grâce à la touche « F6 » du clavier.

Ce bulletin sera imprimé en deux exemplaires, une copie pour le vendeur qui procèdera à la commande fournisseur, si nécessaire, et un bulletin de préparation qui sortira dans la halle correspondant à la marchandise afin que le magasinier puisse la préparer et pour qu’on la livre dans les meilleurs délais.

Rapport d’expériences

Durant mon unité de formation, j’ai dû faire face à quelques complications lors de mes commandes de fer forgé. Comme par exemple des erreurs de saisie client ou vendeur, des erreurs de livraison, des litiges etc. Plusieurs cas souvent difficile à résoudre. Ci-dessous, je vais vous en expliquer trois, pour lesquels j’ai dû parfois demander des solutions à mes collègues.

1. Erreur de livraison

Ce cas fut une erreur de ma part. Lorsque nous livrons de la marchandise, les clients nous donnent les indications nécessaires à la livraison. Là, notre client nous avait demandé de livrer à une autre adresse que celle de

...