La Communication écrite Interne

LA COMMUNICATION ECRITE INTERNE

I. LES DOCUMENTS DE LA COMMUNICATION ECRITE INTER ET LEUR TRANSMISSION :

A. Les types de documents de la communication écrite réalisés par l’assistante de manager

Types de documents Destinataires

Rapport et note de synthèse

Le manager

Les membres d’un groupe de projet

Note de service et note d’information

L’ensemble des salariés

Compte rendu de réunion

Le manager

Les personnes concernées

Courriers et documents divers

Les salariés concernés

B. Les formes des documents

1. Les modèles de documents

 Ce sont des documents types qui servent de base dans la présentation des documents quotidiens.

 Les modèles de documents sont créés à partir des outils bureautiques classiques.

2. Le document personnalisé

Il est destiné à une seule personne

 Ex : lettre personnalisée à un salarié à sa demande de congé individuel de formation (CIF)

3. Le document standardisé

Il est destiné à de nombreux correspondants

C. Le type de transmission

On rencontre 3 types de transmission principaux :

 La distribution par un organisme de courrier interne

 La transmission par messagerie de l’intranet, ce qui autorise les envois en nombre et la personnalisation

 L’affichage sur le lieu de travail

La transmission peut être plus ou moins sécurisée :

 Si le document doit servir de preuve écrite, il peut par exemple, être transmis avec un accusé de réception

 Il existe des possibilités de cryptage des documents électroniques qui garantissent leur confidentialité

D. La présentation des documents

1. La présentation normalisée

La norme la plus utilisée est la norme AFNOR NZ-11-001

2. La charte graphique de l’organisation

Définition : la charte graphique de l’organisation est un document qui récapitule des règles fixées pour unifier la présentation de ses documents.

 Elle prévoit la typographie, les couleurs, l’utilisation des logos et propose des modèles de documents.

 L’intérêt de la charte graphique est double :

• Elle permet au récepteur d’identifier facilement l’émetteur et de se repérer visuellement, et consolider ainsi l’identité visuelle de l’entreprise

• L’image de l’entreprise reste cohérente quelles que soient les réalisations graphiques proposées.

3. Les conseils pour présenter les documents écrits

 Les informations doivent être synthétiques et organisées en jouant sur l’ensemble des paramètres assurant sa lisibilité.

 L’attractivité d’un document augmente en y intégrant de la couleur ou des images

 La formule de politesse est adaptée à la situation, elle peut donc être aimable ou plus sèche

 Le nom et la qualité du signataire, suivi de la signature manuscrite du manager responsable sont la seule manière de rendre un document valable du point de vue juridique.

 Quand le manager délègue complètement ses pouvoirs à son assistante dans un certain domaine, la mention « po » (pour ordre) et le nom de l’assistante peuvent figurer au niveau de la signature.

E. Les questions préalables à la réalisation

Quel est l’objectif de l’écrit ?

Informer, donner une consigne, argumenter

Qui est le destinataire ?

Sa position hiérarchique, les informations dont il a besoin, ce qu’il sait déjà sur le sujet

Quel est le message à transmettre ?

Le

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