La Communication

LA COMMUNICATION ECRITE PROFESSIONNELLE

La communication par l’écrit impose des contraintes spécifiques.

-Le temps et l’espace

Dans une situation de communication orale l’émetteur et le destinataire communiquent en temps réel et si un message n’est pas compris la rétroaction est immédiate, chaque personne peut demander des explications ou des précisions. Dès lors, le message supporte plus facilement l’imperfection car son contenu peut être précisé par un jeu de questions-réponses.

La communication écrite est presque toujours différée. Le récepteur lit le message sans l’émetteur et s’il ne le comprend pas, il ne peut pas y avoir explication en temps réel mais en temps différé. Entre temps les malentendus, les rumeurs, les interprétations, les inférences ont le champs libre…

Il en résulte qu’on ne peut pas écrire comme on parle.

- L’absence de métalangage

Le message orale est accompagnée de nombreuses informations qui le complète : (le ton, l’expression du visage, la gestuelle, la vitesse d’élocution, le regard etc.).

Le message écrit n’est accompagné d’aucun signe extérieur. Seul les mots donnent un sens au message.

- Conséquences

L’importance du mot est bien supérieure aux autres types de communications. Ils doivent être justes et précis.

Le message doit être autonome, se suffire à lui-même et ne nécessiter aucune explication ou commentaire complémentaire.

Toute idée doit être décrite de façon précise, journalistique avec une rigueur quasi scientifique. La solution consiste à préciser pour chaque idée les points suivants : Qui, Quand, Où, Quoi, Comment, Pourquoi, Combien (Méthode dite du : QQOQCPC).

L’écrit est astreignant car il rend le lecteur dépendant des mots, des phrases écrites par l’émetteur. Le récepteur est sous dépendance. Pour entendre et comprendre le message, il est obligé d’écouter ou de lire ce qui est dit ou montré.

Cette situation de « soumission » le rend souvent exigent et critique à l’égard de l’émetteur. Il supporte mal, la perte de temps, l’approximation, l’erreur, l’ennui. Il est sensible aux fautes d’orthographe et de style, à l’imprécision... qui peuvent être vécus comme des atteintes à sa personne et un manque de respect... Il désire des messages clairs, efficaces et agréables.

Il en résulte des règles quant à la forme et quant au contenu (fond) du message

Métaphore du voyage : Dans toute situation de communication l’émetteur crée un univers visuel et auditif qui est comparable à une histoire que l’on raconte et partage avec l’autre. Cette histoire concerne, une affaire personnelle, familiale, ludique, professionnelles, technique etc. Or les gens aiment les belles histoires, bien racontées. Il en résulte qu’indépendamment du contenu l’émetteur doit produire des messages agréables dans la forme s’il souhaite améliorer son efficacité.

- La forme du message

Tout message écrit doit permettre d’identifier rapidement : l’émetteur (qui l’envoie) ; le destinataire (à qui il est destiné) ; la date de création ; le lieu de création et l’objet (la cause). Dès lors ils doivent être mis en évidence dans le document.

La mise en forme doit être au service du message et le rendre facile à lire et à comprendre :

• l’écriture doit être claire, précise et directe et ne doit pas faire perdre de temps à son lecteur,

• Les fautes d’orthographes perturbent, distraient et détournent le lecteur du fond du message. Il faut corriger les courriers,

• La mise en page et les paragraphes doivent être aérés, pour aider le lecteur à lire et à respirer.

- Le fond du message

Le contenu du message doit être organisé en trois temps,

1. une introduction qui prépare et met en place le message

2. le développement qui formule l’objectif du message

3. la conclusion qui met fin au message

Source : http://www.cterrier.com/cours/communication/90_communication_ecrite.pdf

Oral et écrit

«Je pense qu'il y a une énorme différence entre la parole et l'écriture. Ce qu'on écrit, on le relit. Mais on le lit lentement ou rapidement, autrement dit, vous ne décidez pas du temps que vous resterez penché sur une phrase, parce que ce qui ne va pas dans cette phrase peut ne pas vous apparaître du premier coup: c'est peut-être quelque chose en elle, c'est peut-être un mauvais rapport qu'elle a avec la phrase qui précède ou qui suit ou avec l'ensemble du paragraphe ou du chapitre...» Jean-Paul Sartre

Il est tentant de mobiliser sa pratique de l'oral pour formuler par écrit ce qu'on veut exprimer. Malheureusement, ce réflexe bien naturel produit le plus souvent des résultats médiocres. Il est évident, en effet, que l'on ne peut écrire comme on parle, car écrit et oral sont deux usages de la langue qui sont loin de se recouvrir et qui répondent à des attentes différentes. Cela vient du fait que ces deux moyens d'expression diffèrent par plusieurs aspects.

1. La situation de communication

Écrit et oral prennent place respectivement dans des situations de communication très différentes. Dans le cas de l'oral, les interlocuteurs sont normalement en présence l'un de l'autre

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