Intitulé de la situation de gestion : NPAI, suivi des ventes et livraison

FICHE DESCRIPTIVE

Nom et prénom de la candidate : NEVSKAYA Maria

N° d'inscription : xxxx

Intitulé de la situation de gestion : NPAI, suivi des ventes et livraison

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Fiche de situation n° : 1

Cadre de la réalisation

Raison sociale : Médor et Compagnie

Secteur d'activité : Vente de produits d’alimentation et d’accessoires pour animaux

Tâches du référentiel concernées : 
- T21.5. Mise à jour et amélioration du système d'information client
- T12.3. Suivi des ventes et des livraisons

Dates de réalisation : Mensuel pour les promotions, quotidien pour les ventes

Durée de la réalisation : 1 à 2 heures pour chaque action

Contexte de la réalisation :
Ces actions s'inscrivent dans la chaîne commerciale, en amont avec la mise à jour des bases de données clients, et en aval avec le suivi des ventes en ligne et des livraisons. Il est nécessaire que les informations concernant les clients soient à jour afin que le Service Communication et le Service Commercial puisse les contacter pour l'envoi de promotions et réductions. Le suivi quotidien des commandes internet et des livraisons aux clients est également une étape essentielle pour la qualité de service et l'image de sérieux de la société.

Contexte relationnel :
J'ai travaillé en collaboration avec le Service Communication et le Département Informatique pour la mise à jour des bases de données clients dans le cadre des courriers "NPAI". Pour le suivi des ventes et livraison, j'ai dû échanger régulièrement avec le Service Logistique pour m'assurer du bon déroulement des commandes ou demander des informations complémentaires.

Contraintes :
Il faut suivre à la lettre les procédures décrites dans les modes opératoires, utiliser les bons logiciels et être rigoureux à chaque étape pour ne pas oublier un élément essentiel,

Ressources : courriers "NPAI" reçus, Excel, logiciel de suivi de commandes (Codial), logiciel de suivi des stocks (Prestashop), logiciel de passage de commandes à la centrale d'achats(AX)

Objectifs :
- Traites les retours courriers "NPAI" pour mettre à jour la base de données clients et ne plus envoyer d'offres à des adresses incorrectes
- Réaliser le passage de commande internet et s'assurer de la bonne exécution des livraisons

Environnement informatique :

Matériel

Réseau

Logiciels

- Ordinateur portable- Ecran secondaire

- Internet- Réseau interne

- Suite Microsoft Office

Activité

Gestion des NPAI
Lorsque le Service Communication envoie des courriers nominatifs lors des opérations de promotion, il arrive régulièrement qu'une partie de ces courriers soient retournés au siège par La Poste avec la mention "NPAI" : N'habite Pas à l'Adresse Indiquée. Il s'agit le plus souvent de clients ayant déménagés sans nous communiquer leur nouvelle adresse, ou des gens dont le nom ne figure pas sur la boîte aux lettre à l'adresse indiquée. Une fois par mois, je suis chargée de relever ces courriers et de les traiter. Il y a 2 formats différents pour ces courriers : des courriers en enveloppe à fenêtre avec code promotionnel, et cartes promotionnelles sans enveloppe.

Pour les courriers à enveloppe, les tâches sont :
- Récupération de la pile de courriers NPAI dans le casier prévu à cet effet
- Relevé du code visible au recto du courrier, au niveau de la fenêtre de l'enveloppe, au-dessus de l'adresse destinataire
- Saisie de tous les codes dans un fichier Excel de traitement NPAI mensuel : avec différentes formules, la date d'envoi de la promotion et le code client sont extraits de chaque code et une requête de mise à jour de base de données est générée
- Une copie du fichier Excel est ensuite transmise au Service Informatique qui va utiliser ces requêtes pour mettre à jour la base de données client : les clients dont l'adresse n'est plus valable
- Au niveau du logiciel de visualisation des données client, une case indiquant si le client est éligible aux promotions est alors automatiquement décochée
- La liste des clients mis à jour est stockée dans un fichier Excel de suivi utilisé pour vérifier qu'il n'y a pas de doublons

Pour les cartes promotionnelles :- Récupération de la pile de courriers NPAI dans le casier prévu à cet effet- Relevé des informations d'adresse client et mise à jour directe dans le logiciel de données client en décochant la case de disponibilité pour les opérations de promotionsSuivi des ventes et livraisons de commandes internetPour certains produits achetés par nos clients sur internet, lorsque ceux-ci n'ont pas encore été commandés à la centrale d'achat du groupe, il est nécessaire de passer la commande à la centrale d'achat et de reporter cet achat dans un logiciel de suivi.Pour la commande d'un produit donné, l'opération consiste en la série d'opérations suivantes :- Chaque matin, le Service Logistique génère un bon de commande vers la centrale d'achat qui nous est automatiquement envoyé- Le bon de commande contient une référence de bon commande, le nom du produit, la quantité à commander et le numéro de la commande associée- Après avoir vérifié les stocks de la centrale d'achat, le produit et sa quantité à commander doivent être ajoutés via un logiciel interne au bon de commande le plus récent du groupe Botanic- La commande est passée via la plateforme de commande à la centrale d'achat Auxine- Création d'une fiche de commande dans le logiciel dédié et suivi de la bonne livraison en vérifiant les statuts de commande régulièrement.

Productions réalisées :- Fichier Excel de mise à jour bases de données client, en collaboration avec le Service Informatique- Fichier Excel de contrôle des doublons de NPAI- Base de données client à jour- Commandes bien exécutées

Problèmes rencontrés :
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Solutions apportées :
- xxx

Bilan

Apports pour l'entreprise :
- xxx

Bilan personnel :
- xxx