IDENTIFIER ET SATISFAIRE UN BESOIN D’INFORMATION

CHAPITRE 1: IDENTIFIER ET SATISFAIRE UN BESOIN D’INFORMATIONS

I) Comment satisfaire le besoin d’informations ?

- La veille informationnelle

L’assistant doit assurer une fonction générale et continue de veille informationnelle, qui lui permet de fournir à son manager des infos pertinentes et anticipées dans les plus courts délais.

- Les requêtes ponctuelles

Le manager peut également confier à l’assistante l’étude d’un problème, dysfonctionnement, projet ou décision.

II) Les 3 phases de l’intervention de l’assistante

- L’étude du problème

Pour aider utilement le manager, l’assistant doit cerner les contraintes et les exigences du problème posé, puis rechercher des infos clés. Il faut aussi penser à d’autres infos implicites qui doivent être prise en compte.

- La recherche et la collecte des informations clés

Il faut retenir les infos susceptibles d’aide à la solution et écarter les infos incertaines. Pertinence et fiabilité des infos sont très importantes. Une info est pertinente quand elle correspond objectivement à la requête initiale.

- L’organisation et la mise en forme de l’info à restituer au manager

Ecrit ou oral le message au manager doit être structuré. Les infos écrites classiques sont : la note d’information, la note de synthèse, le rapport et le dossier. Le message peut être accompagné de recommandations, observations etc. Piste et solution peuvent être évoquées avec des comparaisons selon des critères pertinents comme le coût, les performances, pérennité…

...