Gérer Le Temps De Travail, Les Congés Et Les Absences

Mise en œuvre, p. 58

1. Créer des outils de collecte des besoins et des contraintes

a. Lister les informations dont vous avez besoin pour élaborer la fiche de vœux des salariés.

Proposition de réponse

Il sera nécessaire de commencer par bien identifier le salarié : nom, prénom, matricule, service et poste occupé.

Ensuite il faut recueillir des informations sur la situation du salarié, que l’assistant(e) devra mettre en correspondance avec les critères objectifs de sélection : ancienneté, situation familiale, nombre d’enfants à charge…

Enfin, les dernières informations recueillies devront permettre de connaître les propositions de départ en congé. Ici, pour gagner du temps, il est préférable de demander plusieurs vœux à hiérarchiser, au cas où on ne pourrait pas accorder le premier vœu.

b. Présentez le document qui vous permettra de recueillir les vœux de congés des salariés.

Proposition de réponse

Il peut s’agir soit d’un imprimé papier à faire remplir à la main, soit d’un formulaire à diffuser par mail ou sur l’intranet de l’entreprise.

Exemple de formulaire Word diffusé par mail :

FICHE DE VŒUX

CONGES ANNUELS 201N

Nom : Service :

Prénom : Poste :

Matricule : Temps complet 0 Temps partiel 0

Ancienneté au 1er juin 201N :

Situation familiale : marié(e) pascé(e) 0 célibataire 0

Nombre d’enfants à charge – de 5 ans – de 10 ans 10 ans et +

Périodes souhaitées

Indiquez vos vœux par ordre de préférence, par période de 12 jours ouvrables consécutifs.

Période n° 1 :

Du au

Vœu 1

Vœu 2

Vœu 3

Période n° 2 :

Du au

Vœu 1

Vœu 2

Vœu 3

Demande faite le :

Merci de retourner par mail cette demande remplie avant le 15 avril.

La direction

2. Organiser la continuité du service

a. Vous disposez d’un tableau de suivi des congés. Calculez les droits à congés des salariés suivants : Mme Necklin, M. Seifreid (qui arrivera le 1er mars N), Mme Thillerich, M. Gémont et Mme Lagelin (préparatrice travaillant à temps partiel, soit 20 heures par semaine),

Proposition de réponse

– Mme Necklin : sa particularité tient au fait qu’elle se trouve en congé maternité du 21 mars N au 09 juillet N inclus. Le congé maternité est considéré comme un temps de travail effectif. D’autre part, la législation du travail lui reconnaît le droit de prendre ses congés annuels à la suite de son congé maternité, si elle le souhaite. Elle a donc droit à 30 jours ouvrables.

– M. Seifreid : il est entré dans l’entreprise le 1er mars N. Son droit aux congés annuels part donc de cette date et est donc calculé au prorata de son ancienneté sur la période de référence. Donc entre le 1er mars et le 31 mai, il aura travaillé 13 semaines, soit 3 × 4 semaines consécutives, soit 3 × 2,5 jours de congés = 7,5 jours arrondis à 8 jours ouvrables.

– M. Thillerich : il a été victime d’un accident du travail qui l’a immobilisé pendant 4 semaines. Ce temps est considéré comme un temps de travail effectif. Aucune autre absence injustifiée ou pour maladie n’a été enregistrée, il a donc droit à 30 jours ouvrables.

– M. Gémont : sa particularité est qu’il n’a pris que 3 semaines de congés payés. Étant donné que le fractionnement est supérieur à 3 jours, il a droit à un congé supplémentaire de 2 jours. Il lui reste donc à prendre la 4e semaine + 2 jours (6 + 2) soit 8 jours. Par ailleurs, il lui reste aussi à prendre la 5e semaine de congés payés, soit 6 jours. Au total, il a encore 14 jours ouvrables à placer avant le 30 avril 2011. Il faut l’en avertir afin qu’il solde ses congés, ces derniers n’étant pas cumulables avec les congés d’été.

– Mme Lagelin : bien que travaillant à temps partiel, le droit du travail lui reconnaît le même droit aux congés payés que les salariés à temps complet. Les temps de formation et autres congés (décès dans la famille…) comptent pour du travail effectif. N’ayant eu aucune absence pour maladie, elle dispose donc de 30 jours ouvrables.

b. Vous avez déjà ébauché une répartition pour les congés d’été, mais quelques cas restent à arbitrer. :

– M. Destros, M. Erk et M. Laporthes demandent la même période du 18 au 30 juillet 2011, en vœu n° 1 ;

– M. Tourzin et M. Turchette sollicitent, en vœu n° 1, la période du 16 au 29 août. Il est à préciser que M. Turchette vient de se pacser avec Virginie Onclaire, qui a obtenu ses congés sur cette même période ;

– M. Arcane et M. Belgon réclament également de partir en congés du 16 au 29 août en vœu n° 1.

Comment justifierez-vous les choix opérés auprès des salariés concernés ? Préparez votre intervention orale.

Remarques préliminaires :

– Tous les cas proposés posent le problème de la continuité de service, puisque les salariés appartiennent au même service. Pour faire respecter les règles de gestion 1 à 3, l’assistant(e) doit proposer l’arbitrage en prenant en compte les règles 4 et 5.

– Avant de proposer les solutions d’arbitrage à la validation de l’employeur, rien n’empêche l’assistant de consulter les salariés concernés afin de trouver un compromis : échange de dates, alternance des congés d’une

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