Guide De La Logistique du Cacao

Attention !!!

Ce petit guide retrace de manière sommaire les étapes saillantes que l’on peut rencontrer dans le suivi des opérations de cacao/café vu côté logistique.

Les opérations elles-mêmes se divisent en trois étapes globales :

- La réception des lots en magasin

- Le séjour des lots en magasin

- La sortie des lots en magasin pour exportation ou transfert d’un magasin à un autre.

A- RECEPTION DES LOTS

Cette opération est lancée dès que le client exportateur signal le transfert de lots de cacao dans nos entrepôts. Cela peut se faire par téléphone ou fax ou mail ou tout autre moyen de communication.

Alors les actions suivantes sont faites:

1- S’informer de la date du transfert

2- Le nombre de lots à transférer

3- Indiquer au client le (les) magasin (s) où on organise la réception

4- Indiquer au client le (les) ponts bascule (s) choisis pour la pesée

5- Etablir les chantiers d’engins de levage et du personnel

6- Veiller à ce que les lots reçus soient bien vérifiés avant la décharge du camion et du bordereau de réception

7- Prendre des réserves nécessaires et signer le bordereau de retour.

8- Prélever les taux d’humidité à l’entée des lots en magasin et signaler sur les bordereaux de retour les lots dont les taux d’humidité sont supérieurs à 8%.

9- Veiller à bien placer les lots en magasin afin de minimiser les pertes d’espaces ; (Il faut donc laisser des allées de circulation d’engins afin de facilité l’enlèvement aisé des lots et éviter des shiftings de lots en magasin. Notez que ces shiftings occasionnent des avaries, le gaspillage du carburant et un surplus d’embauche de personnel.

10- Veiller au remplissage des carnets de bons d’entrée, le renseignement des fiches de réception et le cahier des mouvements en magasin.

11- Saisir les lots reçus dans le programme de gestion de stock.

12- Récupérer les tickets de pesées transfert et saisir les poids au programme.

13- Faire le rapprochement des points inscrits au cahier, aux carnets et au programme.

14- Editer les points en fin de journée et les remettre aux différents utilisateurs intéressés.

B- SEJOUR DES LOTS EN MAGASIN

1- En fin de journée, et avant la fermeture du magasin :

- Faire sortir tout le personnel, et procéder aux fouilles corporelles des travailleurs et fouiller le magasin.

- Fermer les magasins, en présence du tierce détenteur, du représentant de l’exportateur et des vigils. Remettre les clés au responsable de la logistique.

2- En début de journée, faire ouvrir les magasins, en présence du tierce détenteur des vigils, du magasinier de l’exportateur et remettre les clés au responsable de la logistique afin d’éviter les copies de clés par de personne mal intentionnées ; qui pourraient profiter de l’inattention du magasinier pour commettre un forfait.

3- Après l’ouverture du magasin, en faire une vérification intérieure pour constater que tous les lots et sacs sont en place.

4- Vérifier la régularité des ordres de prélèvement et constater qu’ils sont signés par le client.

5- Vérifier que l’exportateur mentionne sur les autorisations de prélèvement, la quantité à prélever par les experts.

6- Ne pas laisser sortir les échantillons dépassant 8 Kg, ou prendre avis du responsable de la logistique.

7- Faire signer par les préleveurs, les tickets de sortie d’échantillon en mentionnant le nom du chef d’équipe.

8- Peser les échantillons prélevés en tenant compte d’une marge en faveur du logisticien.

9- Compter les échantillons à la sortie du magasin et vérifier que le nombre à emporter est exact.

10- Ne pas laisser traîner les fèves sur le sol. Balayer le magasin et le tenir propre.

C- SORTIE DES LOTS EN MAGASIN

La sortie des lots du magasin est lancée par le client, dès l’émission d’un OT.

1- Réception de l’ordre de bâchage des lots de la part du client.

2- S’informer de l’identité de l’applicateur.

3- Vérifier la position des

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