Fiche de description d'une situation de gestion: Réception et traitement des commandes des différents types de verres

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat : MONFRAIX Marine N° d’inscription :

Intitulé de la situation de gestion : Réception et traitement des commandes des différents types de verres

1 Réalisée

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Fiche de situation de gestion n° : 1

Cadre de la réalisation

Raison Sociale :

MACOCCO VITRAGES

ZI EN JACCA

14 CHEMIN DE LA CHASSE

31770 COLOMIERS

Secteur d’activité :

Vente et découpe de verre ou miroir pour particuliers et professionnels.

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T123 - Suivi des ventes et des livraisons

Date de réalisation : 07/06/2013

Durée de réalisation : Environ 1 heure

Contexte de réalisation :

Tous les jours des clients (professionnels et particuliers) commandent des verres aux dimensions variables en fonction de leurs besoins. Le mail et le fax sont les modes de communication les plus utilisés par les entreprises. Le particulier se déplace plus facilement pour passer sa commande, ce qui lui permet d’obtenir toutes les informations nécessaires.

Contexte relationnel :

J’ai effectué principalement cette activité avec ma collègue chargée de la mise en production des commandes, puis par la suite en autonomie, pour les commandes simples.

J’ai été en contact avec des clients (ex. : Société ABACA).

Contraintes :

- Matérielles : Difficultés dans l’utilisation du logiciel de gestion. Manque de connaissance des différents codes des produits.

Ressources :

- Mode opératoire relatif à la saisie des commandes.

- Liste des différents produits à la vente et leurs codes.

- Demande du client.

Objectifs :

- Satisfaction des commandes des particuliers et des professionnels.

- Lancement des différentes coupes de verres.

- Programmation de certaines machines en fonction des qualités de verre.

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :

Matériel Réseau Logiciels

- ordinateur

- imprimante

- fax

- téléphone

- internet

- logiciel de gestion commerciale GESCOM développé par un informaticien privé

- VETAG et LOGOTAG (logiciels de traçage de verre aux formes particulières)

- messagerie

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

L’entreprise ABACA Artisans Associés souhaite passer une commande, l’entreprise nous a envoyé par fax sa demande.

Saisie de la commande sur le logiciel de gestion commerciale et envoie d’un accusé de réception de commande chiffrée.

Pour enregistrer la commande sur le logiciel de gestion commerciale, je dois suivre un mode opératoire :

Double clic pour ouvrir le logiciel GESCOM.

Clic sur l’onglet « commande », puis « commande » et « saisie des commandes (laser) ».

La page de saisie les commandes s’ouvre.

Pour créer un nouveau numéro de bon de commande saisir « entrée », la date s’affiche automatiquement.

Noter sur la commande le numéro du bon en rouge, en haut à droite.

Pour la référence, regarder sur la commande du client (« EPI GAULOIS »).

Pour trouver le client de la commande, si c’est une entreprise, je saisis :

Les premières lettres du nom pour avoir la liste des entreprises qui sont en compte. Je sélectionne puis « entrée » sur destinataire correspondant (« ABACA Artisans Associés »).

Je complète la date de la semaine de livraison (enlèvement client) puis la semaine de fabrication ou de coupe du produit (« 24/2013 »).

Dans la rubrique « comment », je saisis la date de disponibilité du produit (« A dispo mercredi 12/06 »).

Puis « entrée » pour passer à la page suivante, pour saisir la commande.

je saisis le code du produit souhaité, les dimensions et la quantité. Lorsque j’ai fini de saisir je tape « 99999 » pour lancer l’édition de l’accusé de réception de la commande, le bon de coupe et/ou le bon de fabrication et le bon de préparation.

Pour éditer les bons de livraisons, je clique :

Sur l’onglet « commande », « expédition » puis « saisie des expéditions (laser) ».

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