Fiche De Communication: l'entreprise Mil'Stock, Identifier et gérer les enjeux relationnels au sein d’une réunion

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager - Session 2015

ÉPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ETRANGÈRE Fiche n° : 2

Nom et prénom du candidat :

Christelle MORALES N° d’inscription du candidat : XXXXX

Langue vivante choisie lors de l’inscription : anglais

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue Observée X

Intitulé de la situation : Gérer une réunion

Type de situation : Identifier et gérer les enjeux relationnels au sein d’une réunion

L’ORGANISATION CONCERNÉE

Nom : Mil’Stock

Adresse : Argenteuil

Activité : Stockage industriel

Département ou service : Service commercial

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

PRESENTATION DE LA SITUATION ET CONTEXTE MANAGERIAL

• Présentation de la situation

L’entreprise Mil’Stock fabrique depuis plus de 60 ans des installations de stockage industriel. Son siège se situe en Ile-de-France, à Argenteuil, mais elle est également implantée dans 4 autres villes françaises, afin de couvrir tout le territoire. Cette société emploie 263 salariés, parmi lesquels 11 commerciaux, répartis sur toute la zone géographique française.

Dans cette organisation, la culture d’entreprise est très forte. Le symbole le plus marquant de cette culture est le code vestimentaire qui s’applique, permettant de déterminer la fonction des différents employés : les cadres et les commerciaux portent des costumes, les employés de bureaux ont une tenue correcte, et les personnels de terrain portent une tenue de sécurité.

Des réunions de travail sont organisées de façon hebdomadaire pour le service commercial par visioconférence afin de faire le point sur les contacts commerciaux, les chiffres d’affaires réalisés par chacun, etc.… De plus, tous les ans, un séminaire de 2 jours regroupe la totalité des salariés de l’entreprise afin de maintenir une cohésion entre les équipes malgré la distance géographique.

Enfin les valeurs de Mil’Stock sont aisément identifiables : dynamisme, efficacité et proximité avec le client sont les notions desquelles découlent directement toutes les décisions de l’entreprise.

• Contexte managérial

Jacques Lebon est âgé de 47 ans. Il est directeur commercial depuis 14 ans. Il dirige donc le service commercial, composé d’un chef des ventes, Christophe Rasoli, et des 11 commerciaux cités précédemment.

Le style managérial de Jacques Lebon correspond au style participatif : il a l’habitude de laisser une grande autonomie à ses collaborateurs dans leurs prises de décisions. Christophe Rasoli et les 11 commerciaux font donc assez confiance à Jacques Lebon et le respectent. Cependant, certains commerciaux, voire une majorité d’entre eux, ont tendance à penser qu’ils n’ont pas besoin de leur directeur commercial pour être efficaces dans leur travail, étant donné qu’ils prennent la plupart des décisions sans son intervention.

Christophe Rasoli, lui, est le supérieur hiérarchique direct des 11 commerciaux. Il a pour rôle de motiver les commerciaux, de coordonner leur activité et de faire l’interface entre eux et Jacques Lebon.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

L’entreprise Mil’Stock devant faire face à une concurrence accrue, elle a récemment mis au point un procédé innovant de stockage, appelé « MilModul’Stock », s’ouvrant ainsi sur un nouveau marché. Cependant, les prévisions de ventes de l’année précédente n’ont pas été atteintes. Les 11 commerciaux et Christophe Rasoli ont répondu à la demande des clients habituels, mais n’ont pas tenté de leur vendre le nouveau produit.

Afin de remédier à cela et de relancer le dynamisme commercial, M. Lebon a décidé de convoquer les 11 commerciaux au siège lors d’une réunion dont l’objet est la mise en place d’une action commerciale planifiée visant la promotion du nouveau produit, et par cet intermédiaire d’augmenter la marge commerciale.

Cette situation de communication présente donc ladite réunion.

CONTEXTE RELATIONNEL

• Les acteurs

- Jacques Lebon, directeur commercial de Mil’Stock

- Paul Julien, directeur technique de Mil’Stock

- Les 11 commerciaux de Mil’stock

• Type de position

Jacques Lebon est le supérieur hiérarchique indirect des 11 commerciaux. Les commerciaux et lui se situent donc dans une relation professionnelle hiérarchique.

Jacques Lebon et Paul Julien sont tous les 2 directeurs, ils se situent ainsi dans une relation professionnelle non hiérarchique.

• Communication verbale et non verbale

La scène se déroule en salle de réunion au siège de Mil’Stock, à Argenteuil. Jacques Lebon se tient debout, devant ses collaborateurs qui eux, sont assis autour de la table.

Dès le début de la réunion, il utilise un ton sec, froid, et ne fait que des reproches aux commerciaux : il utilise les termes « insuffisance », « manque d’efficacité », « il aurait fallu », « il fallait »,… Autant de termes négatifs qui soulèvent une première opposition des commerciaux. Face aux signes de désaccord de ses collaborateurs, M. Lebon continue sa présentation sans se préoccuper des remarques faites. Il entame ensuite la présentation du nouveau produit, tout en demandant

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