Etude économie -Droit: le métier de Secrétaire

Introduction

Les secrétaires ont su évoluer avec les technologies de l'information. Aujourd'hui, la sténographie et l'agenda papier ont laissé la place au clavier d'ordinateur et à l'organiseur électronique. Autonomie, sens de l'initiative, rigueur et discrétion sont des qualités indispensables pour se lancer dans le métier de secrétaire.

On dénombre environ 750 000 secrétaires et assistantes en France. Plus de 20 000 embauches sont effectuées chaque année, ce qui en fait le 10e métier le plus recherché. De nombreux départs à la retraite sont programmés dans les prochaines années, ce niveau de recrutement devrait donc se maintenir. Avec plus de 97 % de femmes dans ses rangs, c'est un secteur fortement féminisé, mais ouvert aux hommes.

Présentation du métier

Secrétaires et assistantes peuvent exercer dans tous les domaines d'activités.

Si le profil le plus recherché est celui d'un titulaire d'un diplôme de niveau bac + 2, il est possible de devenir hôtesse d'accueil ou de débuter à un poste de secrétaire dans une entreprise de petite taille avec un bac pro. Dans tous les postes du secrétariat, il est indispensable de maîtriser les différents logiciels de bureautique et la messagerie électronique. Des qualités d'organisation, de rigueur et de réactivité sont aussi incontournables pour toutes les tâches de prise de rendez-vous, d'organisation de réunions ou encore de classement. La discrétion est aussi de mise : ses collaborateurs peuvent lui confier des informations à ne pas diffuser en interne comme en externe.

Le métier de secrétaire avait quasiment disparut, supplantées par les ordinateurs, elles bénéficient aujourd'hui d'un environnement en pleine expansion. Le secrétariat occupe à l'heure actuelle près d'un million de personnes, essentiellement des femmes. On trouve des secrétaires dans tous les secteurs : services, industrie, fonction publique, grandes ou petites entreprises.

Avec l'introduction massive de l'informatique dans l'entreprise, la tâche des secrétaires a gagné en responsabilités. Aux traditionnelles tâches administratives et de frappe, que l'ordinateur a permis de gérer avec plus de souplesse et de rapidité, se sont ajoutés des fonctions plus élevées. Plus proches de leurs supérieurs hiérarchiques, les secrétaires sont de plus en plus devenues leurs assistantes. Elles peuvent être polyvalentes ou spécialisées, et leurs fonctions varient suivant la taille, l'organisation et le type d'entreprise.

On les appelle secrétaires ou assistantes de fonction, lorsqu'elles sont rattachées à un service spécialisé : direction commerciale, direction du personnel… Ainsi, en plus du travail de secrétariat classique, leurs compétences s’étend à un domaine spécifique.

Une assistante d'un service des ressources humaines traite ce qui concerne le personnel : recrutement, gestion des carrières, formation…

Une assistante commerciale fait le relais entre les commerciaux et la direction du service ; elle peut être en contact avec les clients ; elle peut traiter des commandes, organiser des livraisons ; elle a en charge la gestion des dossiers des clients, les prévisions de vente…

On trouve également des secrétaires spécialisées (juridique, médico-sociale, trilingue…) qui ont suivi une formation particulière dans le but de travailler dans des entreprises ou à des postes bien spécifiques.

D'une façon générale, les principales fonctions des métiers du secrétariat sont :

• La communication avec les personnes de l'entreprise, ou extérieurs à l'entreprise : téléphone, fax, e-mail, réception de visiteurs

• La saisie et la présentation de documents à l'aide d'outils bureautiques

• Le tri, le dépouillement et le classement de documents, la transmission du courrier

• La gestion des agendas, plannings, l'organisation de réunions, déplacements, manifestations, salons…

Polyvalente, la secrétaire assistante est la première interlocutrice des collaborateurs, mais aussi de leurs partenaires extérieurs (clients, fournisseurs...). C'est elle qui met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques, prend les rendez-vous, s'occupe du courrier...

Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d’initiative et autonomie sont demandés à une assistante.

La diversité des tâches traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administrations) font des capacités d’observation et d’adaptation les qualités indispensables d’une bonne secrétaire.

La secrétaire doit savoir où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

Elle doit savoir maîtriser tous les outils bureautiques et internet. Savoir prendre des notes, faire une synthèse, rédiger tant sur papier

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