Dossier PFMP Secrétariat: stage dans l'EHPAD association des Amis de Maison Saint Dominique

PRÉSENTATION DE L’ÉTABLISSEMENT

Élève en Baccalauréat Professionnel Secrétariat, j’ai effectué une période de formation au sein de « L’association des Amis de Maison Saint Dominique » – EHPAD (Établissement Hospitalier pour Personnes Âgées Dépendantes). Cette seconde période effectuée a été d’une durée de 6 semaines, du 12 novembre au 21 décembre 2012.

La Maison Saint Dominique a été déclarée à la Préfecture de Moselle, le 20 mai 1953. L'association a pour but la gestion et l'animation d'un EHPAD pour les personnes et couples âgés, autonomes et dépendants. Elle relève donc du secteur tertiaire.

L’établissement est situé au centre de Metz, à proximité de la Mairie, du Conseil Général, de la Cathédrale, du Théâtre, des Cinémas. Elle est desservie par les transports en commun, ce qui facilite le séjour des résidents et son accès pour les familles. Son siège est situé au *****************************.

C'est une association privée à but non lucratif régie par les dispositions du droit local de 1908. Elle est dirigée par un conseil d'administration composé de 10 membres.

L'EHPAD Saint Dominique fonctionne en partenariat avec une société de restauration, (SODEXO...), des laboratoires d’analyse, des hôpitaux….

Cet EHPAD est dirigé par Mr ****, directeur. La maison est composée de 3 services (Hôtellerie, Administration, Soins) et de 54 salariés ETP. (Équivalent Temps Plein).

Actuellement, l’établissement comporte 80 chambres individuelles. A la fin des travaux de rénovation et d’agrandissement qui ont commencé en 2008, il y aura 91 chambres au total réparties de la façon suivante :

• 77 chambres en EHPAD,

• 13 chambres en UA (Unité Alzheimer),

• 1 chambre en Hébergement Temporaire EHPAD.

Toutes les chambres sont équipées d’un cabinet de toilette. Elles sont raccordées au standard téléphonique avec possibilité d’avoir une ligne extérieure (service payant) et à la TNT (service inclus dans le tarif hébergement). Les résidents sont en contact permanent avec les soignants au moyen des appels malades.

Les résidents peuvent recevoir des visites au sein de l'établissement aux heures convenues à condition de ne gêner ni le service, ni les autres résidents. De même pour les sorties, aucun horaire n'est fixé. Il est possible de s'absenter pour un repas, une journée, un week-end ou même pour des vacances. Il est demandé d'informer le secrétariat, pour éviter toute inquiétude.

Il peut y avoir des services extérieurs pour le confort des résidents :

• coiffeur,

• pédicure,

• kinésithérapeute…

Le courrier est distribué chaque jour au repas de midi pour les personnes pouvant le recevoir. Le reste du courrier est remis aux familles, organismes de tutelles (ACTIVE…) ou bien traité directement par les services administratifs.

L’établissement est sécurisé : détection incendie, interphone, vidéosurveillance pour les entrées et sorties, système anti-intrusion.

Il y a une réglementation rigoureuse sur la sécurité et l’hygiène. Le personnel est régulièrement formé sur ces points.

J’ai effectué ma formation au sein du secrétariat de direction qui gère toute la partie administrative de la maison. J’ai pu traiter les dossiers salariés et la gestion des dossiers résidents.

Mon étude va porter sur le traitement d'un dossier de résident lors de son admission au sein de la maison. J’ai abordé ce thème sous un angle administratif et relationnel.

Mon dossier va donc se composer comme suit :

 réception d’un dossier d’inscription

 pré admission

 admission 

I – RECEPTION D’UN DOSSIER D’INSCRIPTION

1. Enregistrement du dossier d’inscription

Suite à la réception d’un dossier d’inscription (Annexe 1), je vais l’enregistrer dans une base de donner Excel et placer le dossier papier dans un classeur intitulé « liste d’attente ».

Dans un premier temps, je vais réceptionner le dossier à l’accueil. Je vais prendre toutes les informations importantes dans le dossier d’inscription. Ces informations vont me servir ensuite à contacter la famille du demandeur pour le prévenir d’une éventuelle place disponible. Je vais ensuite enregistrer toutes ces informations dans une base de donnée Excel « liste d’attente Excel » (Annexe 2) ce qui m’évitera ensuite de ressortir le dossier.

Dans un second temps, je vais placer le dossier papier dans un classeur. Ce classeur va contenir tous les dossiers d’inscription papier. On va le ressortir lors d’un entretien de pré admission.

2. Demander l’avis du médecin

Je vais ensuite transmettre le dossier d’inscription au médecin coordonnateur. Il va évaluer son dossier médical et donner un éventuel avis, qui sera favorable ou défavorable. Cet avis sera noté sur le dossier papier et dans la liste d’attente Excel.

3. Recherche d’un nouveau résident

Lorsqu’une chambre s’est libérée, j’ai recherché un nouveau résident. J’ai pris la liste d’attente Excel, et fait une sélection de tous les dossiers favorable vu par le médecin coordonnateur.

J’ai ensuite pris les dossiers papier du classeur liste d’attente papier. Je les ai données à la secrétaire de direction qui en a sélectionnée un certain nombre.

Elle a transmis ces dossiers au médecin coordonnateur qui va ensuite appliquer les critères de choix.

II- PRÉ ADMISSION

1. Appliquer les critères d’admission

Les critères d’admission sont liés à la prise en charge du résident à assurer durant son séjour, et concernent son degré de dépendance et ses pathologies.

A chaque examen de dossier, il doit être tenu compte de ces éléments afin de maintenir un équilibre dans la prise en charge quotidienne

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