Dossier Mémoire BTS: l'entreprise Assistance Gestion Administrative

Présentation de l'entreprise

Dénomination sociale : Assistance Gestion Administrative

Forme : SARL à associé unique

Capital : 3 000,00 €

Siège social : 14 boulevard Chasseigne

86 000 Poitiers

Gérant : Madame GUERIN Karine

Établissement principal : 14 boulevard Chasseigne

86 000 Poitiers

Activité : Secrétariat, assistance administrative

Code APE – NAF : 8219Z

Numéro siret : 493 545 024 00017

Logo :

Introduction générale

Je suis actuellement au lycée Saint Jacques de Compostelle en terminale baccalauréat comptabilité. Pour valider mes acquis professionnels j'ai du effectuer six périodes de stage pendant mes 3 ans d'études ;

• Du au et du au

Ces deux périodes je les effectuées au Pois Tout Vert à Poitiers au service comptabilité. Cette société vend des produits alimentaires et non alimentaires issues de l'agriculture biologique.

• Du au et du au

Ces deux périodes je les effectuées à Azur Net Poitou à Poitiers au service comptabilité. Cette entreprise vend des services de nettoyage à des particuliers ou à des professionnels.

Pendant ma dernière année, j'effectue mes deux périodes de stage du 8 novembre au 3 décembre 2010 et du 24 janvier au 18 février 2011 dans la société Assistance Gestion Administrative à Poitiers.

Le travail dans cette entreprise consiste à faire toute la gestion administrative et comptable d'autres sociétés. Plus précisément la comptabilité, l'enregistrement des factures, les fiches de paye, etc. .., ce travail est transmis ensuite à un expert comptable qui vérifie ce que l'on a fait pour qu’il puisse éditer le bilan.

Pour la gestion administrative, l'entreprise propose la création des contrats de travail, la déclaration à l'URSSAF, le licenciement ou la démission, etc... .

Pour le moment, l'entreprise s'occupe de la gestion administrative et comptable d'une quinzaine d'entreprises partout en France.

Pendant ces périodes de formation j'ai réalisé une étude à caractère professionnel, cette étude porte sur le suivi de la gestion d'un dossier client du début à la fin pour un mois.

Le suivi de la gestion d'un dossier client

I. Introduction

Mon étude porte sur le suivi de la gestion d’un dossier client : la SARL LE PARADISIO QUEVEN, je me place donc comme étant le comptable de cette société.

Cette société est une discothèque dans le Morbihan (56), ce travail se fait par conséquence à distance. Je reçois donc régulièrement par la poste toutes les factures fournisseurs, le livre de caisse, les justificatifs et tous les autres documents (exemple : relevé bancaire, tickets de cartes bleue, etc.…).

Plusieurs étapes sont nécessaires pour traiter le dossier :

 La préparation des documents

 La saisie comptable des documents

 La trésorerie et la TVA

 La vérification au pointage

 Le classement de tous les documents

II. La réception

Je reçois les documents du Paradisio et je les trie par catégories :

 Fournisseurs factures et justificatifs

 Clients et caisse, je rassemble ces deux catégories car se sont des encaissements directs qui ne donnent pas lieu à la création de factures de vente (comme une grande surface). Par conséquence j'utilise le livre de caisse pour enregistrer les ventes.

 Banque relevés bancaires et les tickets récapitulatifs des encaissements émis pour chaque machine à carte bleue aussi appelée télécollectes.

III. Fournisseurs

Je reçois des factures fournisseurs de deux types :

 Les factures classiques

 Les justificatifs

A. Codification interne

a) Factures classiques

Je numérote ces factures avec le système interne de l'entreprise, qui est constitué de quatre chiffres, les deux premiers chiffres sont pour le mois et les deux derniers sont pour l'ordre d'arrivée.

Exemple, pour la première facture reçue du mois de Janvier ;

01 pour le mois de Janvier et 00 pour la première facture reçue

Ensuite, je les inscris dans le cahier comptable (annexe 1) de cette société, afin de faciliter la saisie sur le logiciel de comptabilité et pour surtout garder un support écrit.

b) Les justificatifs pour frais divers

Les justificatifs de frais divers sont essentiellement pour l'essence, les repas et les missions de débauchage de clients.

Chaque justificatif comprend deux éléments agrafés ensemble, la facturette et le ticket de carte bancaire.

J'inscris sur le ticket de carte bancaire le code interne de l'origine du paiement (« RESTO » pour les restaurants, « MISSION » pour les missions de débauchage de clients et « CARB » pour le carburant).

Pour différencier les missions avec les restaurants je regarde la TVA, si il n'y a pas de TVA je le considère comme une mission sinon je le prends comme un restaurant.

Ensuite, je les dégrafe, puis je regroupe les tickets de cartes bancaires ensemble et je les range dans le dossier de la Caisse d'Epargne (établissement bancaire de la société). Je rassemble les facturettes et je les classe par mois, puis pour chaque groupe je les agrafe l'un à coté de l'autre sur une feuille A4.

B. Saisie comptable

J'utilise

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