Corrigé des Applications Professionnels sur les Relations Clients Fournisseurs BTS AG PME PMI

3. Réorganiser la procédure de demande d’achat, p. 198

1. Complétez le tableau en annexe 1, en précisant le rôle de chacun dans la demande d’achat de la menuiserie Manuel.

Rôle des intervenants dans la demande d’achat

L’acheteur Les utilisateurs Le décideur Les prescripteurs internes Les prescripteurs externes

C’est celui qui va recenser les besoins émis par les utilisateurs, rechercher les fournisseurs et conclure les contrats. Ce sont eux qui vont se servir du produit. Ils initient la demande d’achat. C’est lui qui va valider le choix de l’acheteur ou arbitrer en cas de désaccord. Ils influencent favorablement ou défavorablement l’acheteur : le service maintenance, le service qualité, le service commercial. Ils ne font pas partie de la PME mais, par les avis qu’ils donnent, ils influencent l’acheteur : les clients, les experts professionnels, les journalistes.

2. Quels sont les problèmes concernant les demandes d’achat dans la menuiserie Manuel ?

M. Manuel a constaté que les dépenses concernant les fournitures de bureau et les fournitures administratives ne cessent de croître depuis plusieurs années pour les raisons suivantes :

– aux mois de septembre et d’octobre, il y a une recrudescence des consommations de stylos, crayons, gommes, etc. ;

– les documents informatisés (lettres, compte-rendu, courriel) sont systématiquement imprimés ;

– des photocopies personnelles sont réalisées.

3. Comment peut-on les rationaliser afin de réduire les coûts ?

Afin de réduire les coûts de fournitures, on peut mettre en place plusieurs mesures :

– installer un compteur sur la photocopieuse et attribuer à chaque salarié un quota de photocopies par an après avoir estimé sa consommation en fonction de son activité ;

– lister les documents qui doivent être imprimés et ceux pour lesquels c’est inutile. Former le personnel à la gestion électronique des données (GED) ;

– ranger les fournitures dans une armoire fermée à clé par l’assistant(e) de gestion, qui ne délivrera les produits qu’après avoir complété et visé un document « Remise de fournitures ».

4. Créez un document de demande d’achat de fournitures qui permette aux employés de consigner leurs besoins par écrit, à vous remettre en début de mois.

DEMANDE D’ACHAT DE FOURNITURES

MOIS DE ……………………………………

DEMANDEUR

NOM : Prénom :

Service : Poste :

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Référence Désignation Quantité

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