Communication avec les acteurs externes et internes

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription : xxxx

Intitulé de la situation de gestion : Amélioration du processus de facturation, de suivi de règlements et de relance clients

 ☑Réalisée

 □ Observée

Fiche de situation de gestion n°: 5

Cadre de la réalisation

Raison sociale : SARL IP Finance

Secteur d'activité : Courtage financier

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T.1.2.4 Facturation et suivi des règlements et relances clients

Dates de réalisation : A partir de Janvier 2015

Durée de la réalisation : Mise en place et suivi hebdomadaire. Temps réel 1heure.

Contexte de réalisation :

• Cadre général : IP Finance travaille dans le domaine du courtage financier, engendrant des frais d’honoraires pour ses clients dès lors que ceux ci ont retourné leur offre de prêt à l’établissement prêteur. Malgré le règlement du mandat de recherche de capitaux signé entre IP Finance et les futurs emprunteurs, stipulant que le paiement des honoraires se concrétise lors du retour d’offres et par fonds propres, certains clients attendent le déblocage des fonds par la banque pour régler leurs honoraires. L’entreprise IP n’ayant pas de processus de suivi des factures, elle attendait que les clients règlent leurs factures sans les relancer. Le délai de retard moyen était de 3 mois.

J’ai donc pris l’initiative de mettre en place une procédure rigoureuse de suivi des factures afin de mieux maîtriser les règlements d’honoraires clients. Comme les clients de IP n’entretiennent pas une relation durable avec IP, l’entreprise ne constitue pas de fichier client. Mais l’échange permanent avec les clients durant le travail sur leur dossier m’a amené à tester la mise en place et l’utilisation d’un fichier client.

• Acteurs qui interviennent dans l’activité : moi
• Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) : Les contraintes sont surtout le suivi permanent et les déplacements pour envoyer les courriers de relance avec A/R.

Objectifs :

• S’assurer du paiement des honoraires à échéance
• Prévenir les retards de paiement
• Traiter rapidement les éventuels litiges
• Conserver de bonnes relations avec les clients
• Pérenniser l’image de l’entreprise

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

• Création d’un tableau de suivi des relances
• Premier envoi de la facture honoraire par mail

• Première relance par mail à J+15 de la réception de la facture
• Deuxième rappel à J+30 de la réception de la facture par téléphone et par mail
• Si le deuxième rappel s’avère être infructueux, envoi d’un troisième rappel par courrier postal à J+45

Productions réalisées en entreprise :

• PGI EBP Open Line : P1 : Devis d’honoraires client

   P1 bis : Facture d’honoraires client

   P2 : Enregistrement comptable 

• Word : P3 : Schéma de procédure de relance client de paiement des honoraires 
• Word : P4 : Lettre type et exemple de lettre fusionnée

Problèmes rencontrés :

• Certains clients ont des difficultés de paiement car ils ont utilisé tous leurs fonds propres pour des frais divers (frais de notaire, garantie)…
• Certains clients malicieux ne répondent pas

Solutions apportées :

• Mise en place d’un plan de financement pour certains clients
• Nous avons pu avoir le règlement de certaines factures en une dizaine de jours

Bilan

Apport pour la PME :

• Meilleure gestion de la trésorerie
• Organisation plus rigoureuse

Bilan personnel :

• Cela m’a permis de gagner confiance en moi, et appris à rester ferme et courtoise.
• Utilisation d’Excel plus poussée