Collecter des informations en vue de définir un besoin

2. Collecter des informations en vue de définir un besoin

1. Quel est l’objectif de votre mission ?

L’objectif de la mission est de préparer un événement qui permettra de fêter le départ à la retraite de M. Fabre. Cette mission reste imprécise du fait de la formulation de Mme Garnier.

2. Quelles sont les étapes de la démarche qui vous permettront de clarifier le besoin ?

Les étapes qui permettront à l’assistant(e) de manager de clarifier le besoin seront :

1. Préparer la collecte d’informations en utilisant l’outil du QQOQCP. Il permettra de se poser les bonnes questions, d’aborder le « problème » sous tous ses angles et d’aller à l’essentiel dans la quête des informations.

2. Collecter les informations auprès de différents intervenants et dans la documentation disponible.

3. Analyser les résultats des entretiens et des recherches documentaires.

4. Diagnostiquer le besoin à satisfaire, autant sur l’organisation de l’événement que sur le cadeau à offrir et la valorisation de la carrière de M. Fabre.

3. Faites l’inventaire des ressources (humaines et documentaires) qui vous aideront à trouver les informations nécessaires et préalables à l’organisation de l’événement fêtant le départ à la retraite de votre supérieur, M. Fabre.

L’inventaire des ressources permettra à l’assistant(e) de manager de ne pas se disperser dans sa collecte d’informations. Prendre le temps d’y réfléchir fera gagner du temps par la suite.

Au niveau des RH, les personnes qui peuvent aider l’assistant(e) à organiser le pot de départ à la retraite sont :

– la directrice des ressources humaines, qui a lancé l’idée ; elle doit avoir l’expérience de ce type d’événement étant donné sa fonction ;

– la direction générale, qui doit détenir un dossier sur M. Fabre retraçant sa carrière ;

– toute personne ayant travaillé aux côtés de M. Fabre et toujours en activité dans l’entreprise ;

– l’épouse de M. Fabre, afin de connaître ses goûts pour le choix du cadeau.

Concernant les ressources documentaires, l’assistant(e) recherchera :

– la documentation interne à l’entreprise (journal) ou des archives d’articles parus sur M. Fabre ;

– le dossier personnel de M. Fabre retraçant sa carrière.

4. Quelles qualités vous seront nécessaires pour réussir votre projet ?

La mission est originale et peu courante dans l’activité dédiée à l’assistant(e) de manager. Elle requiert les qualités suivantes :

– confidentialité, car l’assistant(e) aura accès au dossier personnel de M. Fabre ;

– discrétion, car la démarche doit rester inconnue de l’intéressé pour que l’événement soit une surprise ;

– organisation,

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