Chapitre: Préparer et animer des réunions

Chapitre 5

Préparer et animer des réunions

Même si les aspects techniques et organisationnels sont déterminants, la contribution de l’assistant(e) de gestion dans la cohésion des groupes de travail, lors des réunions, est déterminante.

Il est souhaitable que le stage puisse donner lieu à l’observation, l’analyse, l’implication dans ce type de situation emblématique du métier.

Situation professionnelle : TFPP, p. 85

Réflexion, p. 85

1. Quels sont les enjeux des trois réunions prévues ?

Proposition de réponse

– Réunion 1 : résolution du problème d’absentéisme des chauffeurs sur les trajets internationaux.

– Réunion 2 : prévention et réduction des troubles dorsaux.

– Réunion 3 : projet de dynamisation du secteur : transport de produits de boulangerie-pâtisserie.

2. Quelles sont les conditions de leur efficacité ?

Proposition de réponse

– Le thème de travail et les objectifs doivent être clairement définis.

– Les participants (internes et externes) doivent être très précisément ciblés.

– Le contenu de la réunion doit être soigneusement préparé.

3. Comment choisir les participants ? Selon quels critères ?

Proposition de réponse

Mal cibler les participants (internes et externes) revient à risquer l’échec de la réunion.

On choisit les participants selon les critères suivants :

– leur intérêt pour le sujet (ils sont concernés par l’enjeu) et leur désir de s’informer ;

– leur aptitude à collaborer et à faire progresser le travail de groupe ;

– leur compétence et leur connaissance du sujet.

4. Quelles sont les étapes de la préparation ?

Proposition de réponse

La préparation se fait en deux étapes :

– détermination des points clés de la réunion ;

– préparation logistique (communication, organisation…).

Mise en œuvre, p. 86

1. Analyser et préparer la tenue des trois réunions

a. Définissez le type de réunion à mettre en œuvre.

b. Précisez le thème et l’objectif.

c. Repérez les contraintes à respecter (lieu, temps, coût).

d. Déterminez le style et la technique d’animation adaptés à chaque type de réunion.

Proposition de réponse

Type de réunion Thème et objectifs Contraintes

(lieu, temps, coût) Style et technique d’animation

1. Réunion de résolution de problème (de travail en équipe) – Thème : réduction de l’absentéisme

– Objectifs : définir la problématique, recueillir les opinions et déterminer des propositions d’action – Lieu : TFPP, salle de réunion, 1er étage

– 3 janvier de 9 h à 12 h – Style participatif (favoriser la participation de tous pour faire émerger les idées)

– Technique : débat ou brainstorming

2. Réunion d’information descendante (de la hiérarchie vers le personnel) – Thème : prévention et réduction des troubles dorsaux

– Objectif : apporter une information relative aux questions de santé et de performance au travail – Lieu : TFPP, salle de conférences, 2e étage

– 14 février de 14 h à 17 h – Style plutôt directif pour une transmission d’informations précise et soigneusement cadrée

– Technique : débat pour mettre en avant des problèmes communs

3. Réunion de concertation, transversale, de gestion de projet – Thème : projet de dynamisation du secteur : transport de produits de boulangerie-pâtisserie

– Objectifs : proposer une campagne promotionnelle, définir les objectifs, échanger les idées, en déduire les actions à mettre en œuvre – Lieu : hôtel Novotel, salle des séminaires n° 2

– 25 mars de 9 h 30 à 17 h

– Coût : 30 €/personne + frais de déplacement – Style plutôt directif pour la première partie de la réunion puis participatif pour faire émerger les idées

– Technique : débat

(possibilité d’envisager un travail en sous-groupes pour orienter certaines actions à mettre en œuvre)

e. Établissez une fiche préparatoire pour chacune des réunions, dans le but d’en définir les points clés et de rendre compte de vos propositions à votre manager.

FICHE PRÉPARATOIRE À UNE RÉUNION

Date : vendredi 3 janvier

Lieu : TFPP

Salle : salle de réunion, 1er étage Heure : 9 h - 12 h

Durée : 3 heures

Animateur : l’assistant(e)

Type de réunion : réunion de travail

Titre de la réunion : Réduction de l’absentéisme

Objectifs : définir la problématique, recueillir les opinions, déterminer des propositions d’action au sujet de l’absentéisme des chauffeurs sur les trajets internationaux.

Participants internes :

– Les chauffeurs sur les trajets internationaux

– 3 chefs d’exploitation

Intervenants extérieurs :

– Partenaires :

– La chef d’agence intérimaire

Parrains :

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