Cas de la société TFPP (Transports frigorifiques de produits périssables): savoir animer et préparer des réunions

Préparer et animer des réunions :

La société TFPP (Transports frigorifiques de produits périssables), dont le siège se situe à Amiens (80000), est spécialisée dans les transports frigorifiques. Elle dispose d'une unité logistique de 90 salariés et d'une flotte de transport de 60 véhicules. Trente chauffeurs sont affectés au transport national et 30 autres s'occupent du transport international.

Deux directeurs de la logistique veillent à la gestion des flux d'informations et de marchandises (achats-approvisionnement, production-exploitation, livraison).

Six chefs d'exploitation planifient, organisent et assurent le suivi des transports.

L'équipe administrative et comptable est composée de 10 personnes.

La société s'est construit un véritable savoir-faire dans le transport d'applications industrielles, principalement pour les industries agroalimentaires. Elle compte 10 plates-formes en France et 10 en Europe.

Vous êtes l'assistant(e) de M. Duvalois, le chef d'entreprise. Il vous informe de quelques questions à résoudre qui vont nécessiter la tenue de réunions qui se dérouleront dans des délais rapides. Il sait que vous connaissez son attachement personnel à la tenue de réunions efficaces débouchant sur des résultats.

Votre mission

M. Duvalois vous demande d'analyser et de préparer trois réunions et de lui rendre compte rapidement de vos propositions.

Réflexion

1. Quels sont les types de réunion et leurs objectifs ?

2. Réalisez des recherches sur l’animation d’une réunion.

3. Quels sont les enjeux des trois réunions prévues ?

4. Quelles sont les conditions de leur efficacité ?

5. Comment choisir les participants ? Selon quels critères ?

6. Quelles sont les étapes de la préparation ?

Mise en œuvre

1. Analyser et préparer la tenue des trois réunions

Vous analysez chacune des réunions prévues en fonction des questions posées.

a) Définissez le type de réunion à mettre en œuvre.

b) Précisez le thème et l'objectif.

c) Repérez les contraintes à respecter (lieu, temps, coût).

d) Déterminez le style et la technique d'animation adaptés à chaque type de réunion.

e) Établissez une fiche préparatoire pour chacune des réunions, dans le but d'en définir les points clés et de rendre compte de vos propositions à votre manager :

• le titre, l'objectif de la réunion, l'ordre du jour ;

• la date, l'horaire, la durée, le lieu, la salle ;

• les participants internes et externes, leur rôle, les documents et supports à prévoir.

2. Préparer l'animation de la réunion relative à l'absentéisme du personnel

La conduite de la réunion relative à l'absentéisme du personnel est urgente. En déplacement en Europe, M. Duvalois vous a délégué la prise en charge de son animation. Vous ferez le point avec lui, dès son retour.

Préparez soigneusement votre intervention, en concevant une fiche de conduite d'animation qui énoncera les étapes de la réunion et qui sera présentée de la façon suivante.

Phases de Thèmes ou Matériel, supports et documents à utiliser

l'animation Durée points clés

Remarques

(horaires) abordés

3. Élaborer les supports de communication

Les chefs d'exploitation vous ont remis le bilan statistique global du secteur « Transport international » et vous ont demandé d'établir les graphiques correspondants ainsi qu'un commentaire de la situation. Vous avez commencé à réfléchir aux causes

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