CALENDRIER DE PLANIFICATION

ACTIONS

Délai

Date de réalisation

Suivi ☑

DÉTERMINATION DES POINTS CLÉS

AVANT L’EVENEMENT
Points clés
- Les enjeux de l’évènement : objectifs, attentes
- La sélection des participants (internes, externes, sur base de données)
- La date, l’horaire, la durée
- Le lieu, la salle (procéder à la réservation)
-Le contenu (ordre du jour d’une réunion, programme d’un séminaire…)
-Le budget prévisionnel

J- 30

20 novembre

PRÉPARATION DE LA COMMUNICATION

1. Contact avec les participants
   - Demande du choix d’une date et d’un horaire (propice ou à éviter)
   - Collecte des réponses
   - Choix définitif de la date
   - Envoi du courrier (ou courrier) d’invitation
   - Collecte des réponses
   - Relance éventuelle et détermination du nombre définitif de participants
   - Conception des supports de communication et d’animation nécessaires (feuille d’émargement, diaporama…)
   - Réalisation des documents participants (dossier participant)
   
         2. Contact avec la presse
   Conception et envoi d’un dossier et/ou communiqué de presse

1. Actions publicitaires

Conception de cartons d’invitation, d’affiches, de pages Web...

J-

PRISE EN CHARGE DE LA LOGISTIQUE

Réservation auprès des prestataires de services
- Collecte des prestataires (ex : restaurants, hôtels)
- Demande de devis
Dépouillement des propositions et comparatif des prestations
- Sélection du prestataire (restaurant, hôtel)
Après réception des réponse des participants, réservation auprès du prestataire

J-

PRÉPARATIF MATÉRIELS

1. Préparation de la salle (de    réunion, de séminaire…)
   - Disposition et plan de table
   - Fléchage accès
   - Nombre de tables et de chaises
   - Place de l’animateur et des participants
   - Stylo, papier, dossier individuel
   - Chevalet en carton d’identification
   - Gobelet, serviettes, eau…

◻ Téléphone
☑ Tableau blanc papier ou électronique
☑ Rétroprojecteur
◻ Vidéo projecteur
☑ Ordinateur (logiciel PréAO)
☑Accès Internet

Autres : ………………………………

Réunions spécifiques
☑ Audioconférence
☑ Visioconférence
◻ Conférence Web
◻ Plate-forme réunion à distance

1. Préparation d’un transport de matériel
2. Installation d’un stand (Salon professionnel)

J-

PENDANT L’ÉVÈNEMENT

Accueil des participants
Distribution des documents d’appui

Prise de notes (lors d’une réunion)
Prospection (sur un salon)

J

20 décembre

APRÈS L’ÉVÈNEMENT

Bilan
Évaluation de l’impact de l’évènement : remarques, nombre de contacts, observation des tendances…

Saisie des notes pour la présentation d’un compte rendu et diffusion

Calcul du coût global

J+1

21 décembre