Accueil Et Intégration Des Salariés.

AMELIORER L’ACCUEIL ET L’INTEGRATION DES SALARIES

L’intégration d’un nouveau salarié fait référence à deux étapes :

Dans les premiers jours : l’accueil du salarié dans la structure

Accueil physique, accueil matériel, café de convivialité, présentation des équipes, des usagers, des locaux, organisation du déjeuner, etc. Dans les premiers mois : la qualification au poste

Montée en compétences nécessaire pour l’adaptation au poste de travail et l’intégration dans l’équipe.

0 LES PREALABLES INDISPENSABLES

Organiser l’accueil et l’intégration du salarié en amont de son arrivée en répondant aux questions suivantes : - Quelles conditions peuvent être créées pour organiser un accueil convivial ? - Quelles compétences doivent-être développées par le nouveau salarié ? - Des salariés sont-ils explicitement désignés pour accompagner l’intégration du nouveau salarié ? - Les salariés en charge d’accompagner le nouveau salarié ont-ils aménagé du temps pour cette fonction ? Ont-ils les compétences pour cette fonction ? Leur rôle est-il clairement défini ? - Les rôles respectifs des cadres dans l’intégration du nouveau salarié sont-ils clairs ? - Quel suivi du nouveau salarié – a minima pendant sa période d’essai – peut être organisé ?

0 QUELQUES CONSEILS METHODOLOGIQUES

► Créer un livret d’accueil pour les nouveaux salariés

Un livret d’accueil à l’usage des salariés permet d’assurer une information complète et homogène pour l’ensemble des personnes intégrant la structure. A titre indicatif, le livret d’accueil peut être composé des pièces suivantes : − Le projet associatif − Le projet d’établissement et/ou de service − L’organigramme − La fiche de fonction du salarié − Le règlement et les dispositions intérieures (prise de congés, usage des véhicules de service, mutuelle, etc.) − Une information sur la convention collective appliquée − Des fiches contacts : noms et coordonnées des personnes ressources en interne et en externe − Un plan de la structure − … Idéalement, le livret d’accueil est remis quelques jours avant l’entrée en poste du salarié. Il est toutefois important de ne pas « noyer » le salarié. Un système d’intercalaires est intéressant pour organiser et prioriser l’information.

Capitalisation de l’Action GPEC –Secteur social et médico-social 2006-2010

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FICHE TECHNIQUE : AMELIORER L’ACCUEIL ET L’INTEGRATION DES SALARIES

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► Penser aux formalités administratives associées à l’arrivée d’un nouveau salarié

 Etablir la déclaration unique d’embauche (DUE), à envoyer à l’URSSAF au plus tôt dans les huit jours précédent l’embauche et au plus tard par fax ou internet juste avant la prise de fonction ;

 Inscrire le nouveau salarié sur le registre unique du personnel ;

 Affilier le salarié à une caisse de retraite complémentaire ;

 Organiser la visite médicale d’embauche ;

 Ouvrir les droits du salarié au titre du DIF (droit individuel à la formation).

Le contrat de travail doit comporter l’identification de l’URSSAF et doit mentionner au salarié qu’il dispose un droit de consultation et de rectification des données le concernant. En cas d’enregistrement informatique du dossier, une déclaration à la CNIL doit être produite.

► Accompagner le développement des compétences : une logique participative

L’employeur doit s’interroger sur les leviers qui permettront au salarié d’atteindre complètement le niveau de compétences attendu pour le poste. Il est en effet tout à fait illusoire de penser que dès son arrivée, le salarié sera complètement opérationnel dans ses fonctions.

La réflexion sur un dispositif de qualification au poste intègre a minima : • Le salarié lui-même qui, au regard du décalage perçu entre son niveau de compétence actuelle et ce qui lui est demandé par la structure (sur la fiche de fonction notamment) s’engagera sur des résultats à atteindre au cours de sa période de qualification. • Le supérieur hiérarchique du nouveau salarié et plus particulièrement, les personnes qui ont procédé à l’évaluation des compétences du salarié au moment de son recrutement.

Aussi, l’équipe pourra être sollicitée pour : • Repérer les activités sensibles ou nécessitant une réelle montée en compétences, • Accompagner des étapes de la qualification du salarié au poste (explication de documents / observation / travail en binôme / etc.).

► Communiquer sur le dispositif de qualification au poste

L’objectif est d’éviter que les salariés, « fraîchement » évalués sur la base de leurs compétences, aient un sentiment de poursuite ou de remise en cause du recrutement. Ces derniers ont en effet à dépasser la logique selon laquelle ils doivent « faire leurs preuves » dans les premiers jours et ne pas montrer leurs difficultés. Seule une bonne communication sur le dispositif de qualification au poste et sur ses enjeux, ainsi que des décisions concertées sur les actions à entreprendre, permettra une dynamique constructive pour les deux parties.

Capitalisation de l’Action GPEC –Secteur social et médico-social 2006-2010

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