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Étape 3 Adm 1002

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Par   •  26 Juillet 2013  •  1 905 Mots (8 Pages)  •  922 Vues

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ÉTAPE 3

Formulation des situations problématiques PROBLÉMATISER

Objectif

• Formuler des situations qui témoignent que quelque chose ne va pas ou qu’une décision doit être prise.

Procédure

• Déceler des situations problématiques de façon claire et concise.

Question

• Quelle est la nature des situations problématiques qu’expose ce cas?

Ce cas expose de nombreuses situations problématiques :

• le nombre élevé de départs dans les postes de réceptionniste et de secrétaire de classe 1;

• le taux d’absentéisme dans ces postes;

• la frustration des personnes occupant ces postes.

ÉTAPE 4

Analyse des causes et des conséquences des situations problématiques PROBLÉMATISER

Objectif

• Déceler et analyser les causes et les conséquences réelles et potentielles des situations problématiques relevées.

Procédure

• Organiser et traduire les informations pertinentes permettant de déterminer les causes et les conséquences des situations problématiques relevées, selon les différents niveaux d’intervention.

Question

• Quelles sont les causes et les conséquences des situations problématiques que présente ce cas?

Les situations problématiques formulées à l’étape précédente nous paraissent symptomatiques du manque de communication, de valorisation et de motivation qu’éprouvent les employés, particulièrement les secrétaires de classe 1. Ceci n’est pas sans relation avec le contenu des tâches qu’elles ont à effectuer. Ces tâches présentent quelques éléments de repère pouvant être associés au courant de l’administration classique : distinction entre planification et exécution, travail routinier et répétitif et valorisation fondée sur l’ancienneté.

Les absences et les départs représentent des coûts pour toute entreprise. On ne peut nier cette réalité pour l’entreprise à l’étude. Les inégalités entre les postes créent des tensions, ce qui peut causer un mauvais climat de travail et engendrer des coûts de formation élevés en raison du roulement de personnel. De plus, en raison de l’importance stratégique du développement des compétences en entreprise, un mauvais service de formation peut nuire à la productivité de l’entreprise.

Tableau 1

Les causes et les conséquences des situations problématiques

Situations problématiques Causes CONSÉQUENCES

Stratégique Distinction entre planification et exécution.

Inégalités entre les postes.

Enjeu politique lié à la protection des acquis.

Manque de reconnaissance.

Manque de communication.

Valorisation des tâches basée sur l'ancienneté. Baisse de productivité de l'entreprise.

Baisse de qualité du service offert.

Administratif Mauvais climat de travail.

Coûts élevés en formation dus au roulement de personnel.

Tension entre les cadres.

Confusion dans les activités.

Opérationnel

Frustration des secrétaires de classe 1.

Une meilleure compréhension des causes et conséquences des situations problématiques que vit le Centre de formation implique de s’attarder aux particularités de certaines tâches assumées par les secrétaires de classe 1. Il est clair que ces tâches relèvent d’un travail routinier, répétitif et peu valorisant. Le tableau suivant en atteste.

Tableau 2

Les tâches problématiques des secrétaires de classe 1

Tâche EXPLICATION

Voit à ce qu'il y ait en permanence du café prêt à boire. Travail routinier, répétitif et peu valorisant.

Reçoit le courrier et le distribue.

Assemble, pagine et relie les textes, s’assure qu’il n’y a aucune erreur typographique.

Tient à jour l’inventaire des fournitures de bureau.

Effectue divers travaux de photocopie selon les besoins du centre.

ÉTAPE 5

Proposition des solutions RÉSOUDRE

Objectif

• Proposer des solutions.

Procédure

• Élaborer diverses solutions selon différents niveaux d’intervention (stratégique, administratif et opérationnel), de légitimité et de faisabilité (avantages et désavantages).

Question

• Quelles sont les solutions à adopter pour résoudre les situations problématiques de ce cas?

Au niveau administratif, nous savons qu’il faudra redéfinir l’organisation du travail. Mais comment faire? Nous devrons favoriser la polyvalence et l’engagement. Il faudra en donner plus aux secrétaires de classe 1 sans pour autant en enlever aux secrétaires de classe 2. Dans une démarche participative où tous reconnaîtront la nécessité du changement, nous proposons une redéfinition en mode de gestion de projets. Chaque cours sera un projet confié à une équipe; laquelle peut être amenée à gérer plusieurs projets selon leur niveau de complexité. Ce changement ne se fera pas sans l’appui inconditionnel de la direction et de la présence d’activités de formation. Par ailleurs, ceci ne se fera pas sans obstacles puisque l’enjeu

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