Activité professionnelle de synthèse: la Société Puiroux

Société PUIROUX Le 29.12.12

De ................................, Assistante manager

À Paul AROUEN, Responsable du département commercial

RAPPORT DE SYNTHÈSE

Sur les dysfonctionnements rencontrés

Lors des derniers séminaires.

PJ : diagramme d’Ishikawa (causes)

Suite à notre entretien du lundi 29 décembre 2012, pendant lequel vous m'avez fait parvenir votre mécontentement au sujet des déroulements des derniers séminaires, j'ai réalisé le diagnostic des dysfonctionnements relevés de ces derniers pour les mois de Février, Juin et Octobre. Ce dernier sera présenté lors d'une réunion interne au département le 16 Janvier 2013.

Le problème cerné est celui de la non-qualitée de l'organisation.

Dans un premier temps, nous allons vous expliquer la segmentation effectuée selon des catégories bien précises afin de mieux cerner le problème.

Dans un deuxième temps, nous classerons dans un ordre bien défini l’urgence et l’importance de chaque dysfonctionnement.

Dans un troisième temps, nous analyserons les enjeux que reflète chaque difficulté.

Puis, nous déterminerons la contrainte principale que pose cette complication.

Enfin, nous vous proposerons des solutions.

Caractéristiques du problème

A. Repérage des dysfonctionnements

Nous avons segmenté le problème en cinq catégories :

Technique : avec une salle trop petite, bruyante et mal éclairée, un manque de matériel (tableau) et des pannes de matériels (télécopieur, climatisation, rétroprojecteur).

Organisationnelle : avec des repas non réservés, de nombreux oublis tel que les réservations de chambres d’hôtel, des comptes-rendus non envoyés et pour finir des erreurs dans les réservations d’hôtel.

Communication : un manque d’information a été identifié puisque quatre participants au séminaire de février n’ont pas été convoqués. De plus des comptes-rendus ont été baclés ce qui a entrainé une mauvaise compréhension du déroulement du séminaire et qui ne permet pas à l'interlocuteur d'analyser les points importants de cette réunion.

Humain : on distingue de la main d’œuvre non qualifiée (conférencié), un interprète désagréable. On discerne un manque de personnel comme des techniciens ce qui provoque le mauvais fonctionnement du matériel et ainsi une perte de temps et des mécontentements.

Financier : qui concerne la réservation d’hôtel dont le tarif se révèle être excessif et qui peut être un facteur important des augmentations du budget.

B. Caractérisation des dysfonctionnements

Le premier problème, technique, est un problème urgent

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