Le Contrôle Interne (CI) du Cycle des Achats et des Fournisseurs.

Le Contrôle Interne (CI) du Cycle des Achats et des Fournisseurs

cycle achat et fournisseurCommençons par définir qu’est-ce qu’englobe le cycle des achats et des fournisseurs. Celui-ci contient les achats au comptant et à crédit (fournisseurs) ainsi que les passifs qui en résultent et finalement le remboursement de ceux-ci. Selon la taille de l’entreprise, le cycle des achats contiendra plus ou moins d’étapes. En effet, une petite entreprise contiendra, plus souvent qu’autrement, un seul secteur dans lequel toutes les étapes seront contenues. Dans une grande entreprise, le département de la réception et de l’approvisionnement seront souvent séparés du reste pour favoriser l’efficacité et l’exactitude des opérations dans ces étapes. Nous vous rappelons qu’une des tâches essentielles du gestionnaire en entreprise est de mettre un système de contrôle interne efficace au sein de son entreprise.

Les postes principaux du cycle des achats et des fournisseurs sont, bien évidemment, les achats, les fournisseurs mais aussi les rendus rabais sur achats, les frais de livraisons et de transport et les dettes contractuelles.

Séparons maintenant les opérations pour mieux en définir le contrôle interne.

1) Choix des fournisseurs

Toute entreprise se doit d’avoir une politique de contrôle interne et donc une politique sur le choix des fournisseurs. On doit s’assurer que les fournisseurs que l’on choisit sont les plus adaptés pour l’entreprise, qu’il est possible de respecter leur conditions de remboursement et que ceux-ci peuvent fournir un approvisionnement de qualité.

Les risques de cette opération est donc qu’il y ait un défaut d’approvisionnement, que les fournisseurs choisit ne soient pas concordants avec les objectifs de l’entreprise ou que les fournisseurs causent des problèmes, légaux ou financiers à l’entreprise.

Ainsi, une grande quantité de contrôles peuvent être pertinents dans le cadre du contrôle interne du cycle des achats et des fournisseurs.

Communication efficace et efficiente entre l’entreprise et les fournisseurs

Suivi des problèmes avec le fournisseur

Suivi de la situation financière et de la situation générale du fournisseur

Approbation de la liste des fournisseurs

Éliminer la dépendance économique envers les fournisseurs

Limiter l’accès aux documents des fournisseurs et à la liste de ceux-ci

2) Achats aux fournisseurs

Nous sommes maintenant rendus à l’étape des achats aux fournisseurs. Cette étape englobe, comme vous pouvez vous en doutez, les commandes aux fournisseurs et tous les éléments orbitant autour du processus d’achat, comme la négociation des quantités et des prix avec les fournisseurs ainsi que des rendus et rabais. On voudra aussi procéder à l’enregistrement des bons de commandes et à faire la réception des marchandises commandées.

Les risques reliées aux achats sont multiples et la réalisation de certains d’entre eux peuvent s’avérer très dangereux et dommageables pour l’entreprise si le contrôle interne du cycle des achats et des fournisseurs n’est pas de qualité. On peut penser à faire la réception d’une commande qui ne contient pas la bonne marchandise ou ne pas commander les articles optimaux pour l’entreprise. Des erreurs au niveau

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